Cette AFO permet la commande de titres différents sur le même bon de commande. Le processus pour cette nouvelle AFO est le suivant :
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Trouver un bon de commande existant ou créer un nouveau bon de commande,
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Ajouter des titres (ou lignes de commande) au bon de commande,
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Terminer le bon de commande en modifiant l'indicateur d'envoi
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L'imprimer.
Vous pouvez réceptionner des commandes individuellement avec l'AFO 216 ou avec une des AFOs de réception (22X).
Vous pouvez aussi alterner et utiliser l'option Réception globale avec l'AFO 216.
Après avoir sélectionné cette AFO, l'écran de Recherche d'une notice apparaît. Vous pouvez soit rechercher un enregistrement multi-titres existant (en faisant des recherches) soit commencer une nouvelle commande multi-titres en cliquant sur "".
Après avoir cliqué sur '', l'écran suivant s'affiche:
Selon des paramètres dans AFO 272– Divers, cet écran de saisie peut également contenir la zone no de commande. Consultez l'aide de l'AFO 272 pour plus de détails. Le système attribue automatiquement un numéro de commande interne pour chaque commande. Le format de ce numéro de commande est défini dans l'AFO 272 – Format du numéro de commande. Voir la description de cette AFO pour plus de détails.Il est possible d'introduire des numéros de commande manuellement. Un contrôle est effectué par le biais de l'AFO 272 - Autre paramètre. Voir la description de cette AFO pour plus de détails. Un numéro de commande introduit manuellement doit être unique dans l'institution méta.
Si vous utilisez un mélange de numéros de commandes automatiques et manuelles, le système appliquera un séparateur et une longueur définis pour les numéros de commandes automatiques ainsi que pour les numéros de commandes manuelles. Ex. si le séparateur est « - » et la longueur 5, et le préfixe (année) 2009, le système générera le numéro de commande automatique 2009-12345. Un numéro de commande manuelle saisi sous la forme 2009AXAXAX sera alors affiché comme 2009-AXAXA-X (un tiret après le préfixe et après 5 caractères).
Ce numéro peut être utilisé sur l'écran de recherche dans l'AFO 111/121 pour extraire les notices bibliographiques.
Sélectionner un type de commande. Pour une description détaillée des types de commande voir le chapitre 211.2.1.
Après avoir cliqué sur , l'écran suivant s'affiche:
Sélectionner le fournisseur et saisir éventuellement un numéro de référence (zone libre et facultative)
Le programme affiche alors l'écran 'Saisir la commande
multi-titres':
Fournisseur : Reprend le fournisseur choisit précédemment
Type d'envoi :
Envoyer : Indique au système s'il doit envoyer (c à d imprimer) automatiquement la commande ou non. Laisser à « non » si vous n'envisagez pas d'imprimer vos commandes dans l'immédiat.
N° réf. : Une zone de référence alphanumérique est à votre disposition (facultative) pour rentrer les références du fournisseur si vous le souhaitez.
N° externe : Une zone de référence alphanumérique est à votre disposition (facultative) pour rentrer le numéro de commande externe (voir à ce sujet AFO 215)
% Remise par défaut : renseignement pris dans la fiche fournisseur. Ou à remplir si cela n'est pas renseigné dans la fiche fournisseur.
% Taxe par défaut : renseignement pris dans la fiche fournisseur. Ou à remplir si cela n'est pas renseigné dans la fiche fournisseur.
Après avoir cliqué sur
, l'écran en-tête de la commande est
affiché:
L'en-tête de la commande reprend le type
de
commande, les données fournisseur, l'engagement total (somme des
engagements correspondant à toutes les lignes détail), le nombre de lignes de commande, la remise par défaut et le pourcentage des taxes, les notes
internes et fournisseur.
Les statuts affichés dans les groupes 7 à 12 sont mis à jour au moment où la commande est réceptionnée (les lignes sont mises à
jour).
En modifiant le fournisseur dans cet écran, vous modifiez aussi le fournisseur pour toutes les lignes de cette
commande.
La remise par défaut et le pourcentage de taxe définis dans cet écran sont les valeurs par défaut reprises dans toutes les nouvelles lignes ajoutées à la commande.